За свою кар'єру ми були свідками реалізації великої кількості успішних проектів. Нам пощастило приймати участь в якості членів команди чи менеджерів проектів.
Всім подобається говорити про успішні проекти, вони стають прикладами із практик, зразками для наслідування, на них посилаються під час тренінгів з управління проектами та пишуть статті для галузевих публікацій. У той же час, проекти, які з тих чи інших причин зазнали краху, являють великий інтерес, але знайти інформацію про них набагато складніше.
Нижче наведено топ 10 найчастіших причин невдач проекту, які ми зібрали на основі особистих спостережень і неформальних обговорень з колегами. Сподіваємось, що це буде корисно всім і допоможе уникнути найбільш частих помилок, що ведуть до провалу.
1. Погане планування
Планування – це найважливіша і в той же час найбільш недооцінена стадія проекту. На цьому етапі ви визначаєте результати, які хочете отримати, і план їх досягнення. У деяких проектах планування може займати до 40% часу або навіть більше. Якщо у вашому проекті на планування виділяється менше 20% часу, то це привід для серйозного роздуму. Пам'ятайте: провал планування = планування провалу.
2. Відсутність підтримки зі сторони вищого керівництва
Спонсор проекту повинен грати головну роль у просуванні та усуненні перешкод. Проблеми з ресурсами, конфлікти між відділами, неготовність організації прийняти зміни – не можуть бути ефективно вирішені без активної участі спонсору проекту.
3. Недостатня залученість бізнесу
Часто бізнес має тенденцію віддавати весь проект команді, зводячи участь в ньому до мінімуму. Фактично, цей підхід несе в собі величезний ризик отримати в результаті те, на що організація не розраховує. Багато етапів проекту (наприклад, визначення вимог) без активної участі бізнесу в цілому, втрачають своє значення, і в деяких проектах (наприклад, впровадження ERP) повинен керувати бізнес: від його передачі в ІТ – до відмови.
4. Погана проектна документація
Навіть, якщо ви працюєте над проектом самостійно, буде потрібна документація для передачі проекту, підтримки або оцінки результатів. Тим більше, якщо в проекті беруть участь кілька осіб (причому співробітники різних відділів або підрядників) документація просто необхідна. Всі бізнес-вимоги, ключові етапи проекту, важливі рішення, ризики і проблеми – повинні бути детально описані. Це заощадить багато часу в майбутньому, допоможе уникнути розбіжностей в інтерпретації історії і результатів. Для складних проектів може навіть знадобитися роль окремого співробітника з управління проектами, який буде відповідати за документацію.
5. Недостатність спілкування
Недостатній зворотній зв'язок чи обізнаність організації про хід реалізації проекту та майбутні зміни часто призводять до ситуацій, коли команда вважає проект технічно виконаним, але не відповідає вимогам і очікуванням користувачів. Пам'ятайте: ви не можете не спілкуватися! Важкі проекти можуть вимагати виділення окремого спеціаліста по комунікації та розробці комунікаційної стратегії.
6. Недооцінка термінів/складності
Недооцінка часу, необхідного для виконання завдання, призводить не тільки до того, що терміни проекту можуть бути змінені, але також до необхідності платити понаднормово та до конфлікту через ресурси з іншими проектами або бізнес-пріоритетами. Ви маєте пам'ятати, що, швидше за все, вам доведеться мати справу з завданнями, які з самого початку не були заплановані. Завжди залишайте деякий час і знайте – він вам знадобиться.
7. Покриття обсягу проекту
Іноді, навіть досвідчені менеджери проектів, не мають сміливості сказати бізнесу «ні», прибрати корисні завдання зі сфери проекту або відмовитися від додаткових нових завдань під час проекту. Складність і ризики проекту ростуть в геометричній прогресії і дуже важливо зрозуміти, що необхідно реалізувати, чим можна знехтувати, і що слід робити в окремому проекті.
8. Перевантажені ресурси проекту/конфліктуючі інтереси
Логічно, що в команду виділяють найбільш здатних та відповідальних співробітників. В той же час, це означає, що вони несуть найбільшу ношу на щоденні ділові операції, і це призведе до конфлікту інтересів, та їм доведеться робити вибір між, наприклад, своєчасним закриттям місяця або виконанням етапу проекту. І це, крім того, що один і той же співробітник може одночасно брати участь в декількох проектах. Переконайтесь, що співробітникам, які беруть участь в проекті, є заміна.
9. Відсутність управління ризиками
Багато проектів зазнають невдачі через те, що ризики, які були виявлені і не були усунені на ранніх етапах, перетворилися в проблеми і не дозволили їм досягти своїх цілей. Чим раніше ви почнете виявляти ризики і працювати з ними, тим більше у вас шансів мінімізувати їх вплив на проект, якщо вони відбудуться.
10. Некваліфікований керівник проекту
Досить часто на посаду менеджера проекту призначають співробітника компанії, що володіє технічними знаннями в предметній області, але не має кваліфікації в галузі управління проектами. Такий підхід пов'язаний з великим ризиком – шанси на успішність проекту набагато вищі у фахівця з управління проектами, який завжди може залучити експертів для вирішення конкретних проблем, ніж у технічного фахівця, який не знає основ методології управління проектами.
Попереджений – озброєний. І ми сподіваємося, що вищезгаданий досвід чужих помилок буде хорошою зброєю для успішної реалізації ваших проектів. Успіхів!
IT. Experience. Result.
Comments